Gestão da secretaria escolar: o que é e como fazer

Considerada como o ponto central da escola, a secretaria é a área responsável por tarefas que envolvem lidar com os documentos e arquivos da escola, além de realizar o atendimento à comunidade escolar. Garantir que a gestão da secretaria escolar seja feita de forma eficiente é essencial para que a escola apresente o seu melhor desempenho a cada mês.

Confira neste artigo o que é a gestão da secretaria escolar e quais são as principais técnicas para fazer com que essa área da escola seja um sucesso, como por meio do investimento em tecnologia e otimização dos processos. Continue acompanhando.

O que é gestão da secretaria escolar?

A secretaria escolar agrupa todos os documentos que se referem aos alunos, professores e demais membros da comunidade escolar, além de outros registros que devem ser armazenados com organização. É essencial que os gestores da secretaria escolar sejam organizados, que saibam lidar com o público de forma atenciosa e dedicada, que tenham os conhecimentos necessários sobre a legislação cabível à escola e que estejam alinhados com o Projeto Político Pedagógico e com a gestão administrativa escolar.

A secretaria apresenta uma grande importância para a instituição de ensino como um todo. Essa área é responsável por organizar a rotina da escola e costuma ser reconhecida como a porta de entrada da instituição, devendo estar apta a apresentar uma boa imagem para o público externo, como pais e responsáveis que desejam matricular os seus filhos.

Como fazer uma excelente gestão da secretaria escolar

Fazer a gestão da secretaria escolar é uma maneira de aprimorar o desempenho da escola de formar geral por ser uma prática que auxilia no desenvolvimento das demandas internas, como oferecer apoio técnico e administrativo para as demais áreas da escola e garantir que a educação seja de qualidade. Confira a seguir como é possível fazer uma excelente gestão da secretaria escolar.

– Tenha uma equipe com bons profissionais

Investir na capacitação dos profissionais de sua escola é uma prática essencial para garantir que o atendimento seja bem feito e que as tarefas do dia a dia sejam cumpridas com produtividade. Para isso, você, gestor, deve garantir que ocorram treinamentos envolvendo os profissionais da equipe com o intuito de prepará-los para oferecer um excelente desempenho.

– Mantenha os documentos organizados

No setor da secretaria escolar são acumulados diversos papéis importantes, como matrículas, históricos de alunos, entre outros documentos. É fundamental que esses documentos sejam organizados com dedicação e atenção, de forma que os diferentes registros não se misturem nem sejam perdidos com o tempo. Uma maneira de fazer isso é com o arquivamento por categorias.

Todos os profissionais envolvidos na secretaria escolar precisam ter o comprometimento de manter os documentos organizados, ou seja, eles devem saber que quando um documento for utilizado, ele deve voltar para seu lugar.

– Otimize os processos

Possibilitar que os processos da secretaria escolar sejam otimizados é uma maneira de fazer com que o desempenho dessa área, assim como da escola de forma geral, seja ainda melhor. Existem diversas maneiras de otimizar tais processos, sendo uma das maneiras a implementação de um sistema de gestão que automatize as principais tarefas e com a definição da metodologia de trabalho que será utilizada no dia a dia.

– Realize um atendimento eficaz

O modo como uma pessoa é atendida em um determinado lugar é capaz de fazer com que ela tome a sua decisão em relação à compra de um serviço. Ou seja, realizar um bom atendimento é a principal maneira de engajar a pessoa interessada e fazer com que ela adquira o que está sendo oferecido por uma empresa.

Por isso, invista em um atendimento gentil, competente e bem capacitado para que os interessados em se matricular em sua escola encontrem na secretaria escolar algo que faça com que eles finalizem esse processo de escolha.

Conheça o Software de Gestão Escolar Sponte

A gestão da secretaria de uma escola pode ser facilitada com o Software de Gestão Escolar Sponte. Com esse sistema de gestão, o atendimento fica muito mais ágil, profissional e completo, resultando em mais produtividade para toda a sua equipe.

Seus diferentes recursos fazem com que a secretaria da escola se mantenha organizada e que sempre proporcione maior comodidade para os alunos. Recursos como matrículas online, emissão da documentação escolar e a possibilidade de armazenar documentos na nuvem fazem com que a gestão da secretaria escolar seja mais ágil e produtiva, de modo que os profissionais possam se dedicar ao que realmente importa: o desempenho da escola.

Como é feita a gestão da secretaria de sua escola? Deixe a sua resposta nos comentários! Conte sempre com o Sponte, seu Software de Gestão Educacional.

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